Privacyverklaring

Wanneer je actief bent op de website, contact opneemt met Wholism of samenwerkt met Wholism, dan worden persoonsgegevens gedeeld. Met deze gegevens wordt zorgvuldig omgegaan en de verwerking vindt plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving over het bewaren en gebruiken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt. De privacyverklaring geldt voor alle vormen van interactie tussen jou en Wholism, ongeacht de gekozen communicatiemethode.

Wholism, gevestigd aan de Aalsmeerderdijk 460-2 te Aalsmeerderbrug, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@wholism.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Wholism kan bijzondere persoonsgegevens verwerken, waaronder gegevens over jouw lichamelijke en psychische gezondheid. Afhankelijk van de dienstverlening kan het bijvoorbeeld gaan om informatie over gezondheidsklachten, medicijngebruik, hulpvragen, diagnoses, eerdere of lopende behandelingen, belastbaarheid, beperkingen en andere gezondheidsinformatie die relevant is voor de begeleiding of ergotherapeutische zorg. Bij ergotherapeutische dienstverlening verwerkt Wholism gezondheidsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het verlenen van paramedische zorg, het uitvoeren van de ergotherapeutische behandeling en het bijhouden van het cliëntdossier.

Bij coaching of therapeutische begeleiding kunnen eveneens gezondheidsgegevens worden besproken of verwerkt wanneer deze relevant zijn voor de begeleiding. Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Wholism verwerkt bijzondere persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verkregen, tenzij dit wettelijk is toegestaan of verplicht.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar

Wholism richt haar dienstverlening in beginsel op volwassenen, maar kan in voorkomende gevallen ook diensten verlenen aan minderjarigen. Wanneer persoonsgegevens van een minderjarige worden verwerkt, houdt Wholism rekening met de leeftijd van de minderjarige, de aard van de dienstverlening en de wettelijke regels die gelden voor toestemming, vertegenwoordiging en de rechten van de minderjarige. Voor ergotherapeutische zorg gelden daarnaast de specifieke wettelijke regels voor minderjarige cliënten en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Wanneer worden persoonsgegevens verwerkt?

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Wholism helpt graag verder bij vragen of problemen. Gegevens kunnen worden verkregen via telefonisch contact, e-mail, het contactformulier op de website of via derden in verband met de dienstverlening. Om de dienstverlening goed uit te voeren, worden bepaalde persoonsgegevens opgeslagen. Op die manier kan worden vastgesteld wie er contact heeft opgenomen en kan bij een volgend contactmoment eenvoudig worden teruggevonden waar het eerder over ging.

Als je vragen voor Wholism hebt dan worden volgende gegevens van je opgeslagen:

Naam
E-mailadres
Jouw bericht

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst (precontractuele fase).

2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen.

Voordat er werkzaamheden worden uitgevoerd, wordt een offerte of een link naar de website of checkoutpagina toegestuurd. Hiervoor worden de volgende gegevens opgeslagen:

N.A.W. gegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Kamer van Koophandelnummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst (precontractuele fase).

3. Om de overeenkomst uit te voeren, afspraken in te plannen, coaching, therapeutische begeleiding of ergotherapeutische zorg te kunnen verlenen en je na afloop een evaluatieformulier toe te kunnen sturen.

Wanneer je diensten van Wholism afneemt, verwerkt Wholism persoonsgegevens die nodig zijn om de dienstverlening zorgvuldig uit te voeren. Afhankelijk van de gekozen dienst kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

N.A.W. gegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Bij ergotherapie: BSN en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de zorgadministratie en facturatie
informatie die tijdens een intake, consult, coachingstraject of andere vorm van begeleiding wordt besproken
overige gegevens die jij zelf verstrekt en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.

Voor ergotherapie houdt Wholism een cliëntdossier bij in een elektronisch patiëntendossier. Hierin worden gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige uitvoering en verslaglegging van de ergotherapeutische zorg.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en de verwerking van gezondheidsgegevens die noodzakelijk is voor het verlenen en beheren van zorg. Wanneer voor een specifieke verwerking toestemming vereist is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.

4. Om ergotherapeutische zorg te kunnen afstemmen met andere zorgverleners.

Wanneer je zonder verwijzing gebruikmaakt van ergotherapie, kan Wholism een screening uitvoeren in het kader van de Directe Toegankelijkheid Ergotherapie (DTE). Met jouw toestemming kan Wholism informatie delen met jouw huisarts, verwijzer of een andere betrokken zorgverlener wanneer dit voor de uitvoering of afstemming van de ergotherapeutische zorg relevant is. Dit kan bijvoorbeeld gaan om informatie over jouw hulpvraag, klachten, behandeling of voortgang.

Ook wanneer een bedrijfsarts of andere zorgverlener informatie opvraagt, wordt informatie alleen gedeeld wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, waar nodig, jouw toestemming is verkregen.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de zorgovereenkomst, wettelijke verplichtingen en/of toestemming, afhankelijk van de betreffende gegevensverstrekking.

5. Om je te kunnen factureren & incasseren.

De afgenomen diensten dienen ook betaald te worden. Wanneer dit niet gebeurt, kan een incassotraject worden gestart. In verband met facturatie en incasso worden de volgende gegevens opgeslagen:

N.A.W. gegevens
E-mailadres
Overige aangeleverde (persoons)gegevens

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

6. Om je in te schrijven en toegang te geven tot de online community en je informatie met betrekking tot de community en overige (online) diensten toe te sturen.

Na inschrijving voor de community of andere online dienst wordt aanvullende informatie verstrekt (zoals data en tijden etc.). Bij akkoord worden de volgende gegevens opgeslagen:

Naam

E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

7. Om je de nieuwsbrief, onboarding-emails, service- en marketingmails toe te kunnen sturen.

Bij inschrijving voor de nieuwsbrief of bij een klantrelatie met Wholism worden de volgende gegevens opgeslagen:

N.A.W. gegevens
E-mailadres
Overige door jou aangeleverde (persoons)gegevens

Wettelijke grondslag: toestemming, uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van het soort bericht.

8. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in de dienstverlening.

Wanneer wijzigingen worden doorgevoerd in de dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of andere belangrijke zaken, kan hiervan een bericht worden gestuurd. Bij akkoord worden de volgende gegevens gebruikt om verwerking in het administratiesysteem mogelijk te maken:

Naam

E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Cookies

Wholism maakt van cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies verwerken persoonsgegevens. In de cookieverklaring op de website legt Wholism uit welke cookies er gebruikt worden en voor welke doeleinden.

AI-ondersteunende transcriptie bij online consulten

Wholism kan tijdens online consulten gebruikmaken van AI-ondersteunde transcriptie- en samenvattingsfuncties binnen Zoom. Hierbij kan de inhoud van het gesprek, waaronder gezondheidsinformatie, tijdelijk worden verwerkt.

Wholism gebruikt deze functionaliteit uitsluitend ter ondersteuning van de verslaglegging. Relevante informatie uit de samenvatting kan worden opgenomen in het cliëntdossier. De volledige transcriptie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het maken en controleren van de verslaglegging en wordt daarna verwijderd, tenzij er een specifieke reden bestaat om deze langer te bewaren.

Wholism treft passende technische en organisatorische maatregelen om deze verwerking te beveiligen en informeert de cliënt vooraf over het gebruik van de transcriptiefunctie. Wanneer voor het gebruik daarvan toestemming noodzakelijk is, wordt deze vooraf gevraagd.

Opnamen van sessies, groepsbijeenkomsten en webinars

Individuele sessies worden alleen opgenomen wanneer dit vooraf tussen jou en Wholism is afgesproken. Groepssessies, masterclasses, webinars en andere online groepsbijeenkomsten kunnen worden opgenomen en als replay beschikbaar worden gesteld aan deelnemers. Wholism informeert deelnemers vooraf wanneer een bijeenkomst wordt opgenomen en vraagt, wanneer dit vanwege de aard van de opname en de daarin verwerkte persoonsgegevens noodzakelijk is, vooraf toestemming.

Opnamen worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn gemaakt en worden niet voor promotionele doeleinden gebruikt zonder daarvoor, wanneer vereist, afzonderlijk toestemming te vragen.

Online community en chatgroepen

Als onderdeel van een traject of programma kan Wholism gebruikmaken van een online community of chatgroep, bijvoorbeeld via WhatsApp. Wanneer je deelneemt aan een dergelijke groep kunnen andere deelnemers, afhankelijk van het gebruikte platform, jouw naam, profielfoto, telefoonnummer en de berichten of andere informatie die je zelf in de groep deelt zien. Je bepaalt zelf welke informatie je binnen de community deelt. Wholism verzoekt deelnemers zorgvuldig om te gaan met de privacy van andere deelnemers en geen vertrouwelijke informatie van anderen buiten de groep te delen.

Doorgifte aan partners

Wholism werkt voor het uitvoeren van de dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
cliëntensysteem verzorgen (MijnDiad EPD)
betalingen & incasso’s afhandelen (MijnDiad, e-Boekhouden, Plug&Pay, iDeal)
webhosting & e-mail verzorgen (Wix, Doctolib Connect)
beveiligd berichtenverkeer verzorgen (ZorgMail)
boekhouding verzorgen (MJK Advies)
online community verzorgen (Huddle)
online agenda verzorgen (Calendly, Google Calendar, iCal)
webinars verzorgen (WebinarGeek)
communicatie verzorgen (Zoom, WhatsApp Business, Gmail Workspace, Sillo App)
overige software die wordt gebruikt (Zorgdomein)

Wholism deelt uitsluitend persoonsgegevens met deze partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of bedrijfsvoering. Wanneer een leverancier persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Wholism, worden waar nodig afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van persoonsgegevens.

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer hiervan sprake is, zorgt Wholism ervoor dat de doorgifte plaatsvindt op basis van een geldige doorgiftegrondslag en dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

Doorgifte aan derden

In principe worden persoonsgegevens niet gedeeld of verkocht aan personen of organisaties buiten Wholism, behalve met partners zoals hierboven omschreven. Ook kan het voorkomen dat gegevens moeten worden verstrekt op grond van een wettelijke verplichting.

Persoonsgegevens worden in principe niet verkocht of zonder reden verstrekt aan derden. Voor de uitvoering van ergotherapeutische zorg kan Wholism, wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is, gegevens delen met bijvoorbeeld een huisarts, verwijzer, bedrijfsarts of andere betrokken zorgverlener. Waar daarvoor toestemming nodig is, wordt deze vooraf gevraagd. Daarnaast kan Wholism verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde instantie.

De beveiliging van jouw gegevens

Wholism heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. Alle partijen die persoonsgegevens verwerken (subverwerkers) of kunnen inzien (bijvoorbeeld medewerkers of ingehuurde krachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en de bijbehorende gegevens worden bewaard zolang er een samenwerking is met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen gelden verschillende bewaartermijnen. Het recht bestaat altijd om verwijdering van gegevens te verzoeken (zie ook het onderdeel “jouw rechten”).

Persoonsgegevens in verband met contactaanvragen:
Gegevens die je via e-mail, social media, telefoon, WhatsApp of het contactformulier met Wholism deelt, worden tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact bewaard, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit of de gegevens langer nodig zijn.

Ergotherapeutisch cliëntdossier:

Gegevens die onderdeel zijn van het ergotherapeutisch cliëntdossier worden in beginsel minimaal 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer wanneer dit op grond van de wet of vanuit goed hulpverlenerschap noodzakelijk is. Deze bewaarplicht blijft gelden wanneer Wholism haar praktijk beëindigt. In dat geval zorgt Wholism ervoor dat de dossiers gedurende de resterende bewaartermijn veilig worden bewaard of, wanneer dit rechtmatig en passend is, zorgvuldig worden overgedragen.

Gegevens in verband met coaching en therapeutische begeleiding:

Persoonsgegevens, gespreksnotities en andere gegevens die worden verwerkt in verband met coaching of therapeutische begeleiding worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering en afronding van de begeleiding, eventuele nazorg en het behandelen van klachten of geschillen. Wholism hanteert hiervoor de bewaartermijn zoals opgenomen in haar interne administratie, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen, offertes en administratie:
Facturen, betaalgegevens en overige gegevens die onderdeel zijn van mijn administratie worden minstens gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar bewaard. Niet-geaccepteerde offertes worden uiterlijk 1 jaar na het laatste contact verwijderd, tenzij deze eerder niet meer nodig zijn.

Reviews:
Reviews worden bewaard totdat deze niet meer representatief zijn of totdat je een verzoek tot verwijdering indient.

Nieuwsbrief:
Je kunt je op ieder moment zelf uitschrijven van onze nieuwsbrief. Tot die tijd blijf je op de e-maillijst staan.

Klachten:
Gegevens die nodig zijn voor de behandeling van een klacht worden bewaard tot maximaal 1 jaar nadat de klacht is afgehandeld, tenzij de gegevens langer nodig zijn in verband met een geschil.

Opnamen en AI-ondersteunende notities

Opnamen van individuele sessies, groepsbijeenkomsten, webinars en AI-ondersteunde notities of samenvattingen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn gemaakt. De concrete bewaartermijn kan verschillen per type opname of dienst en wordt waar nodig vooraf aan deelnemers bekendgemaakt.

Online community

Gegevens die Wholism zelf verwerkt voor toegang tot een online community worden bewaard zolang deelname aan de betreffende dienst of community duurt en daarna verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn. Berichten die door deelnemers zelf via een extern platform zijn geplaatst, kunnen daarnaast onder de bewaartermijnen en instellingen van dat platform vallen.

Jouw rechten

Iedere betrokkene heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om toestemming voor verwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Wholism. Ook bestaat het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht of intrekking van toestemming kan worden gestuurd naar info@wholism.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Wholism bij twijfel aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Hierbij worden niet meer persoonsgegevens gevraagd dan noodzakelijk. Indien het verzoek betrekking heeft op cookies, wordt gevraagd dit eveneens mee te sturen. Op ieder verzoek wordt zo snel mogelijk gereageerd, maar uiterlijk binnen vier weken. Daarnaast wijst Wholism op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je ergotherapeutische zorg ontvangt, heb je daarnaast rechten met betrekking tot jouw medisch dossier. Je kunt onder andere verzoeken om inzage in of een kopie van jouw dossier en, binnen de grenzen van de wet, verzoeken om correctie of vernietiging van gegevens. Voor het medisch dossier kunnen wettelijke uitzonderingen gelden waardoor bepaalde gegevens niet kunnen of mogen worden verwijderd.

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt, houdt Wholism zich aan de meldplicht datalekken. Een datalek wordt, indien noodzakelijk, binnen 72 uur na constatering gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek wordt ontdekt, wordt gevraagd dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur na constatering, te melden via e-mail zodat direct actie kan worden ondernomen.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de persoonsgegevens die Wholism verwerkt zoals in dit document. Wholism accepteert geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de werking en/of inhoud van websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Wholism om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving of wijzigingen binnen de organisatie.

De inhoud van deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving wijzigen. De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt via de website beschikbaar gesteld. Bij belangrijke wijzigingen kan Wholism betrokkenen hierover afzonderlijk informeren.

Contact

Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, info@wholism.nl per post:

Wholism
T.a.v.: Morrin O`Shea
Aalsmeerderdijk 460-2
1436 BM Aalsmeerderbrug

Wholism is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77290909.
Versie: september 2026

Morrin O'Shea